Ритмичные закупки даже по ограниченному перечню номенклатуры сопровождаются оформлением большого количества документов. А если вы закупаете тысячи позиций, то количество документов возрастает квадратично. Работа с бумагой отнимает много ресурсов, а высокая вероятность ошибок усугубляет проблемы.
С помощью EDI-технологий СБИС вы сможете оптимизировать закупки и тотально контролировать все связанные с ними процессы, не затрачивая на это много времени. СБИС упрощает обмен заказами, первичными документами и данными о товарах между торговыми сетями и поставщиками.
Схема работы
- Прайс-лист. Поставщик публикует в СБИС каталог товаров с полным набором мастер-данных — цены, характеристики, фото, сертификаты и т.д. Он будет доступен всем. Для избранных клиентов на его основе могут быть созданы индивидуальные ценовые предложения. При каждом обновлении каталога СБИС сообщит о новинках всем заинтересованным.
- Заказ поставщику. Его можно делать по наглядному каталогу в СБИС или отправлять прямо из своей системы. В любом случае, СБИС гарантировано и мгновенно доставит его поставщику. А если надо, то дополнительно проверит заказ перед отправкой: соответствует ли номенклатура и цена договору? кратно ли количество упаковкам? и не превышает ли оно максимальный объем?
- Подтверждение заказа. СБИС не просто доставит заказ поставщику, но и получит от него подтверждение с указанием того объема, который он фактически сможет поставить. Каждый случай недопоставки СБИС зафиксирует и подготовит наглядный отчет о качестве работы каждого поставщика. Ситуация становится прозрачной, а значит и конфликтов будет меньше.
- Отгрузка товаров. Поставщик при отгрузке товаров формирует электронную накладную и счет-фактуру, и отправляет их вам. Для сопровождения и приемки груза печатается только транспортная накладная. В электронную накладную СБИС сохранит не только бухгалтерские, но и логистические данные о товарах — штрих-коды, упаковки, сроки годности, номера партий и т.д. По каждой поставке все документы СБИС отправляет единым пакетом и следит за тем чтобы они соответствовали друг другу.
- Приемка товаров. СБИС автоматически загрузит накладную в вашу учетную систему и свяжет с заказом. Кладовщику нужно лишь проверить товар и провести накладную. В итоге товар быстрее окажется на полках магазина или у клиента. Поставщик недовез товар? Укажите «факт» в СБИС и он автоматически отправит поставщику акт о расхождениях (ТОРГ-2). В ответ он вышлет вам полный комплект исправленных документов. Цены в накладной выше, чем в заказе или договоре? СБИС сразу покажет вам по каким позициям и насколько прошло удорожание. А если хотите, то и запретит подписание документа до урегулирования вопроса с поставщиком.